En av de stora fördelarna med att köra dina Office-program i molnet, med exempelvis Microsoft Office Web Apps – som är gratis att använda för alla som har ett Hotmail-konto, är att du enkelt kan dela dokument med andra användare.
Du kan dela ut ett dokument för både visning eller redigering. Det här är en smidig lösning om du arbetar på ett projekt tillsammans med andra personer som sitter någon annanstans. Skapa ett Word-dokument och dela ut det till personerna, så kan alla redigera dokumentet.
Office Web Apps innefattar något förenklare varianter av Office-programmen Word, Excel, PowerPoint och OneNote som kan köras direkt i webbläsaren. För att kunna använda programmen behöver du bara ett gratis Hotmail-konto. Logga in på Hotmail och klicka på Office-länken överst på sidan.
Börja med att skapa ett dokument genom att klicka på något av verktygen under Skapa nytt onlinedokument och ge det ett namn. När dokumentet öppnas i webbapplikationen klickar du Arkiv -> Dela ut. Nu får du fram en sida där du kan välja hur du vill dela ut ditt dokument:
Du kan alltså välja att snabbt dela ut ditt dokument till dina kontakter genom att dra i reglaget. Vill du istället dela med en specifik person kan du knappa in dennes e-postadress i fältet, följt av ett klick på Spara. Notera dock att personen som sagt behöver ha ett Hotmail-konto för att komma åt Office Web Apps, även om du kan skicka en inbjudan till vilken adress som helst.
Skicka en inbjudan
I nästa steg får du förfrågan om du vill skicka en avisering till mottagaren. Då skickas ett automatiskt e-post med en länk till ditt dokument. Du kan även bestämma huruvida du vill att personen ska få redigera dokumentet eller bara titta på det.
Att dela dokument på det här sättet är riktigt smidigt, och klart bättre än att hålla på att skicka ett bifogat Word-dokument via e-post mellan parterna. Funktionen finns i de flesta liknande verktyg. När jag var med som gäst i podcasten Webbradion använde vi ett utdelat dokument på Google Docs för att skriva ner alla punkter i radioprogrammet. Det fungerade imponerande bra.
Missa inte min och Microsofts jultävling, som handlar om Office Web Apps, och där du bland annat kan vinna Xbox 360 med Kinect eller en HTC Trophy!